NL | DE | EN
+31(0)493 49 59 37

PRIVACYVERKLARING INCLUSIEF VERPLICHTINGEN RELATIES EN VERWERKINGSVOORSCHRIFTEN VENDRIG TRANSPORT B.V. EN VENDRIG LIQUID SOLUTIONS B.V. (=VENDRIG) O.B.V. AVG, Versie 01-07-2018

PRIVACYVERKLARING

Artikel 1. Bedrijfsgegevens

De besloten vennootschappen Vendrig Transport B.V. en Vendrig Liquid Solutions b.v. (verder te noemen Vendrig), gevestigd aan de Randweg 1, 5711 DJ te Someren, vertegenwoordigd door haar directeuren.

Artikel 2. Persoonsgegevens

Vendrig verwerkt mogelijk persoonsgegevens van jou, omdat je gebruikt maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens aan ons verstrekt. Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • voor- en achternaam;
  • geslacht;
  • adresgegevens;
  • telefoonnummers;
  • emailadressen.

Van (potentiële) medewerkers en ingehuurde medewerkers aanvullend:

  • geboortedatum en geboorteplaats;
  • BSN-nummer;
  • gegevens van ID-kaart/paspoort, rijbewijs, chauffeurspas;
  • IBAN-nummer;
  • locatiegegevens o.b.v. boordcomputers;
  • salarisgegevens;
  • gegevens van diploma’s en certificaten van cursussen/opleidingen;
  • dossiers ziekmeldingen;
  • overige persoonlijke gegevens verstrekt bij indiensttreding of tijdens dienstverband.

Artikel 3. Verwerkingsdoelen/ rechtmatige grondslag

De hierboven genoemde persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doelen:

  • personeelsadministratie;
  • ophalen en bezorgen van producten;
  • verzenden van correspondentie en facturen;
  • uitvoeren van een overeenkomst;
  • beveiliging en optimalisering van de website (bijv. voor het vastleggen van IP-adressen).

Vendrig verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende grondslag: toestemming, uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting en veiligheid.

Artikel 4. Bewaartermijn

Vendrig zal de verzamelde persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is, of wettelijk geregeld is, om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens zijn verzameld. Hiervoor hanteren wij per doel de volgende bewaartermijnen:

  • wettelijke grondslag: twee jaar;
  • verzenden nieuwsbrief en/of aanbiedingen: twee jaar;
  • telefonisch contact: twee jaar;
  • informeren over wijzigingen van diensten: twee jaar.

Voor de persoonsgegevens waarvoor wettelijke bewaartermijn gelden houdt Vendrig zich aan de wettelijke bewaartermijnen.

Artikel 5. Delen met derden

Vendrig zal jouw gegevens uitsluitend aan derden verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Mochten wij jouw gegevens om andere redenen verstrekken aan derden dan zijn wij verplicht om jou eerst toestemming te vragen. Met organisaties die jouw gegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens Vendrig blijft eindverantwoordelijk voor deze verwerking(en).

Persoonsgegevens van onze medewerkers worden in ieder geval verstrekt aan derden omdat dit nodig is voor bijvoorbeeld salarisverwerking, opleidingen, verzekeringen, e.d.. Een overzicht hiervan is voor (oud)medewerkers beschikbaar in hun medewerkersdossier in het salarisprogramma.

Artikel 6. Beveiliging

Vendrig neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn, conform de geldende beveiligingsnormen.

Artikel 7. Rechten van betrokkenen

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, aan te vullen, te verwijderen en/of bezwaar te maken. Maak hiervoor een afspraak bij Vendrig. Het indienen van een klacht is mogelijk bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Ook heb je altijd de mogelijkheid om je toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens in te trekken. Hiervoor dien je ook een afspraak bi Vendrig te maken. Het is belangrijk dat je je kunt legitimeren en kunt aantonen dat de gegevens die je wilt inzien, corrigeren of verwijderen daadwerkelijk van jou zijn. Het is niet toegestaan om gegevens van andere personen in te zien.

Artikel 8. Cookies:

Vendrig gebruikt cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor het beter maken van de website en om jou met een nieuw bezoek op onze website te herkennen. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van de browser verwijderen.

Artikel 9. Wijzigingen

Vendrig kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen schriftelijk, dan wel via elektronische weg, worden gepubliceerd. Het is daarom aan te raden om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Aldus opgemaakt en geaccordeerd te Someren op 01 juli 2018

VERPLICHTINGEN RELATIES:

  1. Vendrig Transport B.V. en Vendrig Liquid Solutions B.V. zijn als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens. Zij dienen te handelen conform het gestelde in de AVG;
  2. onder relaties wordt iedereen verstaan met wie we contact hebben, o.a. (potentiële) leveranciers, (potentiële) klanten, (potentiële) medewerkers, laad-/losplaatsen, overheid(sinstanties) en adviseurs;
  3. relaties zijn eveneens verplicht aan de geldende AVG te voldoen;
  4. relaties zijn verplicht om alle vertrouwelijke informatie waaronder NAW-/ID-/locatie-/opleidingsgegevens e.d. die zij ontvangen, over de onderneming, haar medewerker(s) en/of anderen, geheim te houden. Dit geldt tevens voor ingeschakelde derden;
  5. informatie is vertrouwelijk als dit in zijn algemeenheid als zodanig wordt gezien of als dit door één van de partijen als zodanig is aangeduid;
  6. je mag persoonsgegevens slechts gebruiken, bijhouden en bewaren voor zover en zolang dit nodig is om Vendrig van dienst te kunnen zijn, danwel o.b.v. wettelijke bepalingen of veiligheid;
  7. wanneer je persoonsgegevens verwerkt van de opdrachtgever/klant/leverancier/medewerkers/andere derden dient dit met de uiterste behoorlijkheid en zorgvuldigheid en overeenkomstig de AVG te gebeuren;
  8. je bent verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens;
  9. het is niet toegestaan om persoonsgegevens te delen met derden, tenzij dit gebeurt met uitdrukkelijke toestemming van de opdrachtgever, danwel o.b.v. wettelijke bepalingen of om veiligheidsredenen;
  10. je dient technische en organisatorische maatregelen te treffen om een passend beveiligingsniveau met betrekking tot persoonsgegevens te waarborgen, rekening houdend met de stand van de techniek en de aard van de verwerking;
  11. als sprake is van een (vermoedelijk) datalek, alsmede andere incidenten die op grond van wetgeving moeten worden gemeld aan de toezichthouder of betrokkene, dan dien je zo snel mogelijk (in het uiterste binnen 24 uur) Vendrig daarvan op de hoogte te brengen;
  12. indien je niet geheel overeenkomstig bovenstaande handelt zullen we je daarvoor verantwoordelijk houden en vergoeding van de volledige schade en/of nakoming vorderen.

VERWERKINGSVOORSCHRIFTEN

  1. Deze voorwaarden zijn van toepassing voor iedereen die in opdracht van Vendrig persoonsgegevens verwerkt gedurende de dienstverlenersopdracht;
  2. zowel verwerkingsverantwoordelijke (Vendrig) als (sub)verwerker dienen te handelen conform het gestelde in de AVG, verwerker stelt hiertoe een verwerkersovereenkomst op;
  3. deze voorwaarden zijn van toepassing op iedere verwerking die door verwerker wordt gedaan vanwege het verrichten van diensten gegeven door Vendrig.
  4. verwerker dient de gegevens t.b.v. Vendrig overeenkomstig de door haar gegeven instructies en onder haar verantwoordelijkheid te verwerken.
    Te verwerken persoonsgegevens kunnen zijn naam, adres, woonplaats, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, salarisgegevens, bankgegevens, gegevens betreffende paspoort/ID-kaart, rijbewijs, chauffeurspas, ziekmeldingen, locatie.
    Dit enkel voor zover dit nodig is om dienstverlening correct uit te kunnen voeren, dit kan o.a. betreffen verzekering, automatisering, veiligheid, salarisverwerking, opleiding, transport en/of nakoming verplichtingen vanuit de overheid/overheden;
  5. de in opdracht van verwerkingsverantwoordelijke te verwerken persoonsgegevens blijven eigendom van verwerkingsverantwoordelijke en/of de betreffende betrokkenen;
  6. de persoonsgegevens dienen door verwerker zorgvuldig verwerkt te worden en niet voor een ander doel dan is overeengekomen en niet langer of uitgebreider dan noodzakelijk. De verwerking vindt plaats onder de verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke;
  7. de verwerker heeft geen zeggenschap over doelen en de middelen van de verwerking en mag geen beslissingen nemen over zaken zoals het gebruik van persoonsgegevens, de bewaartermijn van de voor Vendrig verwerkte persoonsgegevens en het verstrekken van persoonsgegevens aan derden;
  8. verzoeken voor inzage, wijziging of verwijdering van persoonsgegevens komen voor rekening van Vendrig. De verwerker is verplicht om de benodigde gegevens voor een juiste afhandeling van het verzoek door te zenden aan Vendrig. Komt er een verzoek bij de verwerker binnen, dan dient dit op de kortst mogelijke termijn, uiterlijk binnen zeven dagen, schriftelijk doorgegeven te worden aan Vendrig;
  9. verwerkers mogen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische ruimte, tenzij zij hierover andere schriftelijke afspraken hebben gemaakt met Vendrig;
  10. verwerker dient de toegang van haar medewerker(s) te beperken tot de toegang die strikt noodzakelijk is voor hun werkzaamheden, waarbij de toegang beperkt is tot persoonsgegevens die deze medewerker(s) nodig hebben voor hun werkzaamheden;
  11. verwerker dient ervoor te zorgen dat de medewerker(s) een juiste en volledige instructie over de omgang met persoonsgegevens krijgen;
  12. voor het inschakelen van overige sub-verwerkers is de verwerker verplicht om eerst schriftelijk toestemming te vragen aan Vendrig;
  13. verwerker kan andere verwerker(s) (sub-verwerker(s)) inschakelen voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden die voortvloeien uit de te verrichte diensten. Als het inschakelen van sub-verwerker(s) tot gevolg heeft dat deze persoonsgegevens gaan verwerken dan is de verwerker verplicht die sub- verwerker(s) (schriftelijk) de verplichtingen genoemd in deze verwerkingsvoorwaarden op te leggen;
  14. wanneer een sub-verwerker zijn verplichtingen uit deze overeenkomst niet nakomt is de verwerker tegenover Vendrig aansprakelijk;
  15. verwerker dient alle passende technische en organisatorische maatregelen te treffen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking;De verwerker dient de nodige technische en organisatorische maatregelen te nemen ter bescherming van de persoonsgegevens tegen verlies of onrechtmatige verwerking, deze maatregelen moeten een passend beveiligingsniveau garanderen, gelet op de risico’s en de gevoelige aard van de persoonsgegevens. Zoals:
    • clean desk policy;
    • zorgvuldig omgaan met papieren, laptop , USB-sticks, e.d. met persoonsgegevens en deze niet onbemand achterlaten;
    • laptop nooit achterlaten in de auto;
    • oude documenten op juiste manier vernietigen;
    • up to date van de virusscan;
    • beveiligde USB-sticks en externe harde schijven;
    • accurate beveiliging medewerkerstelefoon;
    • unieke inlogcode en wachtwoord (regelmatig aanpassen);
    • versleutelde email;
    • geen onbeveiligde back ups maken;
    • geen documenten op privé laptop opslaan.
  16. een beveiligingsmaatregel kan alleen worden gewijzigd indien verwerker en Vendrig hiervoor allebei schriftelijk toestemming geven;
  17. als er sprake is van een (vermoedelijk) datalek, alsmede andere incidenten die op grond van wetgeving moeten worden gemeld aan de toezichthouder of betrokkene, dan dient de verwerker Vendrig daarvan op de hoogte te stellen. De verwerker dient dit binnen 24 uur te melden nadat het (vermoedelijk) datalek is ontdekt of zo snel mogelijk zonder onredelijke vertraging;
  18. verwerker dient Vendrig te voorzien van de informatie die redelijkerwijs nodig is om – indien nodig – een juiste en volledige melding te doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens en eventueel aan de betrokkene(n);
  19. alleen de verwerkingsverantwoordelijke is bevoegd tot het doen van meldingen aan de Autoriteit Persoonsgegevens;
  20. op alle persoonsgegevens die verwerker van Vendrig ontvangt of zelf verzamelt in het kader van haar opdracht/te verlenen dienst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. Verwerker mag deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor zij de informatie heeft gekregen, zelfs niet wanneer deze in een zodanige vorm is gebracht zodat deze niet tot betrokkenen herleidbaar is;
  21. deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Vendrig uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen, indien het verstekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte opdracht en de uitvoering van deze overeenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken;
  22. de verwerker verplicht zijn medewerkers, sub-verwerkers en anderen derden die voor de verwerker diensten verrichten ook tot geheimhouding, tenzij dit op basis van een wettelijke verplichting niet mogelijk is. Medewerkers, sub-verwerkers en derden van de verwerker dienen hiertoe een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen;
  23. Vendrig verleent haar instructies en verplichtingen naar beste weten en kunnen. Vendrig kan echter niet de garantie geven dat een gewenst resultaat op een bepaald tijdstip ook behaald zal worden;
  24. verwerker is verantwoordelijk voor alle schade die voortvloeit uit of verband houdt met het niet- nakomen van deze voorschriften dan wel handelen in strijd met de AVG;
  25. verwerker vrijwaart Vendrig voor schade of nadeel voor zover ontstaan door werkzaamheden van de verwerker;
  26. schade zoals gevolgschade en omzet/winstderving zijn van vergoeding uitgesloten;
  27. indien de verwerker de voornoemde verplichting aangaande (vermoedelijk) datalek niet of niet-tijdig nakomt en de toezichthouder Vendrig dientengevolge een bestuurlijke boete oplegt, is de verwerker aansprakelijk en zal Vendrig een contractuele boete ter hoogte van hetzelfde bedrag opleggen aan de verwerker. Deze boete is niet vatbaar voor verrekening en opschorting en laat de rechten van Vendrig op nakoming en schadevergoeding onverlet;
  28. Vendrig heeft het recht om audits, waaronder bijvoorbeeld de controle van de beveiligingsmaatregelen of inspecties, uit te voeren. Wanneer Vendrig een audit uit wil voeren, zal deze verwerker hiervan schriftelijk op de hoogte stellen;
  29. een audit mag door een onderzoeksinstantie worden uitgevoerd, die naar het oordeel van Vendrig neutraal en deskundig is. Hiervan brengt Vendrig de verwerker schriftelijk van de op hoogte;
  30. de kosten van de audits zijn voor Vendrig tenzij uit de controle blijkt dat de verwerker bepalingen uit deze voorschriften niet heeft nageleefd. Dan komen de kosten voor rekening van de verwerker.
  31. het is voor partijen, behalve als partijen gezamenlijk schriftelijk anders afspreken, niet toegestaan om de rechten en de plichten die hiermee samenhangen over te dragen aan een ander.
  32. bij beëindiging van de te verrichte diensten door de verwerker moeten de verstrekte persoonsgegevens binnen nader overeen te komen redelijke termijn, uiterlijk binnen drie maanden, aan Vendrig worden overgedragen of, als Vendrig daar om verzoekt, worden vernietig. Van de overdracht of vernietiging dient verwerker een verslag te maken en aan Vendrig te overleggen;
  33. de verwerker bewaart uitsluitend een kopie van de persoonsgegevens als ze hiertoe op grond van wet- of (beroeps)regelgeving verplicht zijn;
  34. de kosten van het verzamelen, overdragen of vernietigen van persoonsgegevens bij het eindigen van de te verrichte diensten zijn voor rekening van de verwerker;
  35. voor elke gehele of gedeeltelijke inbreuk of overtreding van enige bepaling de AVG of deze voorwaarden is verwerker aan Vendrig een boete verschuldigd van € 500,- (zegge: vijfhonderd euro) voor iedere overtreding, en ook een direct opeisbare boete van € 100,- (zegge: honderd euro) voor iedere dag dat deze inbreuk voortduurt, zonder dat enige sommatie, aanmaning of ingebrekestelling is vereist en onverminderd de overige rechten van Vendrig krachtens de wet of deze voorwaarden. De boete komt ten gunste van Vendrig. In plaats van de hiervoor genoemde boete te vorderen, heeft Vendrig het recht om ter zake van enige inbreuk of overtreding vergoeding van de volledige schade en/of nakoming te vorderen;
  36. deze voorwaarden kunnen worden gewijzigd en/of aangevuld wanneer partijen dit schriftelijk hebben vastgelegd;
  37. als één of meerdere van deze voorwaarden niet geldig blijken te zijn, dan heeft dit geen gevolgen voor de geldigheid van de andere voorwaarden;
  38. deze voorwaarden gaan voor gesloten overeenkomsten door verwerker met de Vendrig;
  39. Vendrig is gerechtigd de uitvoering van deze voorwaarden door middel van een aangetekend schrijven op te schorten, dan wel zonder rechterlijke tussenkomst met onmiddellijke ingang geheel of gedeeltelijk te ontbinden, nadat Vendrig constateert dat:
    • verwerker (voorlopige) surseance van betaling aanvraagt; of
    • verwerker zijn faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard; of
    • de onderneming van verwerker wordt ontbonden; of
    • verwerker zijn onderneming staakt; of
    • sprake is van een ingrijpende wijziging in de zeggenschap over de activiteiten van de onderneming van verwerker die maakt dat het in alle redelijkheid niet van Vendrig kan worden verwacht dat zij de overeenkomst met verwerker in stand houdt; of
    • de andere partij aantoonbaar tekortschiet in de nakoming van de verplichtingen die voortvloeien uit een overeenkomst of deze voorwaarden die ernstige toerekenbare tekortkoming niet binnen 30 dagen is hersteld na een daartoe strekkende schriftelijke ingebrekestelling;
  40. op de tussen verwerker en Vendrig gesloten overeenkomst en deze voorwaarden is het Nederlands recht van toepassing;
  41. eventuele geschillen tussen verwerker en Vendrig die zijn ontstaan uit of samenhangen met de met elkaar gesloten overeenkomst of met deze voorwaarden worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter te ’s Hertogenbosch / Eindhoven.